Lista de aprovizionare lunară pentru un birou de 10 oameni

Când consumabilele se comandă „când se termină", biroul rămâne fără hârtie igienică vineri după-amiază și fără toner exact înaintea unui termen. O listă fixă, refăcută o dată pe lună, rezolvă problema. Mai jos ai un punct de plecare pentru un birou de 10 oameni.

Cum citești cantitățile

Cifrele de mai jos sunt estimări, nu norme. Un birou care primește clienți consumă mai multă cafea și apă, unul care lucrează mult pe hârtie consumă mai multe dosare și capse. Folosește lista în prima lună, notează ce a rămas și ajustează. După două-trei luni ai cantitățile reale ale biroului tău.

Fii atent și la unitatea de vânzare: unele produse se vând la bucată, altele la set, cutie sau bax. Un „bax" de hârtie igienică poate avea 12 role, un set de pahare 50 sau 100 de bucăți. Verifică pe pagina produsului ce primești pentru un preț.

Hârtie și printare

Pentru hârtie, calculul e simplu: pagini printate pe zi × 21 de zile lucrătoare ÷ 2.500 (cât are o cutie de 5 topuri). De exemplu, 100 de pagini pe zi înseamnă 2.100 de pagini pe lună, adică puțin sub o cutie. Detalii despre gramaj și format găsești în ghidul despre hârtia de copiator.

Tonerul nu se comandă după calendar, ci după randament: un cartuș de 3.000 de pagini ține aproximativ o lună și jumătate la 2.000 de pagini pe lună. Regula practică: când montezi cartușul de rezervă, comanzi altul.

Birotică

Capsatorul nu intră pe lista lunară. Ia unul bun pentru fiecare zonă de lucru și verifică ce capse folosește (de obicei 24/6 sau 26/6), ca să comanzi mereu tipul potrivit.

Curățenie și igienă

La hârtia igienică și la prosoape, cantitatea depinde mult de lungimea rolei și de dispenserul pe care îl ai. Rolele jumbo intră doar în dispensere jumbo, iar prosoapele pliate în V sau Z trebuie să se potrivească suportului. Verifică înainte să schimbi tipul.

Bucătărie

Pentru cafea, socotește cam două cafele pe zi de persoană și 7–8 grame de cafea pentru un espresso. La 10 oameni ies în jur de 3 kg pe lună.

Protecție

Mănușile sunt pentru cine face curățenie sau schimbă tonerul. Alege mărimea potrivită persoanei care le folosește.

Cum ții lista sub control

• O singură persoană responsabilă. Când comandă trei oameni, apar dubluri și lipsuri. Ceilalți îi spun ei ce s-a terminat.
• O zi fixă de comandă. De exemplu, prima luni din lună. Toată lumea știe până când poate cere ceva.
• Stoc minim pentru lucrurile critice. Un toner de rezervă pentru fiecare imprimantă și cel puțin un bax de hârtie igienică în dulap. Când ajungi la rezervă, o treci pe lista următoare.
• Comandă grupată. O singură comandă lunară, cu toate categoriile, trece mai ușor de pragul de livrare gratuită de 1.000 lei fără TVA. Dacă luna asta lista e mai mică, adaugă produsele de stoc (hârtie, saci, săpun) pentru luna următoare.

Trimite lista o singură dată

Nu trebuie să cauți fiecare produs și să-l pui separat în coș. Pe pagina Solicită ofertă adaugi produsele și cantitățile din listă, iar noi îți trimitem pe email o singură ofertă pentru tot. Dacă nu știi exact ce produs vrei la o poziție, scrie ce folosiți acum (de exemplu „prosoape pliate în V, pentru dispenserul din baie") și îți propunem varianta potrivită. Luna următoare trimiți aceeași listă, cu cantitățile ajustate.

Exemple în stoc

Hârtia de bază, o cutie de 5 topuri A4 de 80 g/mp:

Capse 24/6, cutia de 1.000 de bucăți, pentru majoritatea capsatoarelor de birou:

Hârtie igienică la bax de 12 role, bună de ținut ca stoc minim:

Prosoape pliate în V, bax de 20 de pachete, pentru aproximativ două luni:

Rezervă de săpun lichid de 4 litri, din care umpli dispenserele:

Cafea boabe la pachet de 1 kg, pentru espressorul din bucătărie:

Produsele de curățenie, bucătărie și protocol sunt în categoria Protocol, curățenie și administrative. Comenzile peste 1.000 lei fără TVA au livrare gratuită, iar pentru lista completă cere o ofertă.